Suplément au manuel "PowerPoint"

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PowerPoint, logiciel graphique

Les formes automatiques sont une des fonctions les plus intéressantes de PowerPoint. Dans le manuel, nous les avons utilisé dans le cadre de nos présentations. Elles peuvent vous rendre d'autres services très importants.

En plus de créer des présentations, PowerPoint est aussi un logiciel graphique très puissant. Grâce à sa capacité de création automatique de graphismes relativement compliqués, il peut servir à bien d'autres usages.

Vous avez peut-être besoin d'illustrations pour vos brochures, rapports ou autres document imprimé, sans pour autant vouloir en faire des présentations par diapositives. Vous pouvez parfaitement utiliser les formes automatiques de PowerPoint dans tous vos programmes :

	Pour illustrer un document Word ou insérer dans tout autre programme (les illustrations de ce supplément sont toutes prises dans PowerPoint) ;
	Pour créer des boutons ou autres éléments d'une page du Web ;
	Pour créer des formes et illustrations que vous enregistrez comme fichier graphique, pour les modifier et utiliser plus tard dans d'autres programmes ;
	Nous allons donc, dans ce supplément, revoir en détail certaines techniques de création de formes automatiques, et comment vous pouvez les réutiliser dans d'autres logiciels.

Les formes automatiques

PowerPoint permet de créer un très grand nombre d'images grâce à ses formes automatiques.

Une forme automatique peut être un cercle, un rectangle, une étoile, une bulle, une bannière enfin presque toutes les formes possibles et imaginables.

Chaque figure peut être mise en forme de différentes façons : couleur, forme, taille, et le texte. Les figures peuvent être placées les unes en-dessous ou au-dessus des autres. Vous pouvez copier la mise en forme sur d'autres formes.

Vous pouvez grouper les figures pour en faire une illustration unique, ce qui permet des les déplacer ensemble.

Insérer une forme de base

Voyons d'abord comment insérer une figure relativement simple.

– Insérez une nouvelle diapositive vierge et mettez le zoom à 100 %, pour que vous voyiez la taille effective des figures.

– Sur la barre d'outils du bas de la fenêtre, cliquez sur Formes Automatiques.

– Sélectionnez Formes de base. Un menu vous indique de quelles formes automatiques vous disposez.

– Quand vous passez le pointeur sur les différentes formes, une info-bulle vous indique leur nom. Sélectionnez la forme Rectangle à coins arrondis.

– Le pointeur prend l'aspect d'une croix. Tirez une zone sur la diapositive, de la taille voulue, et relâchez le bouton de la souris. La forme s'affiche, en couleur verte.

– Sélectionnez la forme et, avec le pointeur de la souris, tirez le losange jaune vers la droite pour arrondir encore les angles.

– Ecrivez un texte dans la forme, par exemple Présentation, en commençant simplement à écrire dans la forme.

– Sélectionnez le texte, et mettez-le en police Arial, Gras et Ombré. Adaptez la taille de la police à celle de la forme.

– Passons à la couleur. Sélectionnez la forme et cliquez sur la flèche située à droite du bouton Couleur de remplissage.

– Cliquez sur Autres couleurs, et choisissez une couleur qui vous convient.

Cliquez sur OK.

Insérer une forme de base

Vous avez obtenu une figure rouge aux angles arrondis qui affiche le texte Présentation.

Powerpoint offre beaucoup plus de possibilités de combinaison de couleurs : Dégradé, texture ou motif. Nous allons ajouter un dégradé à la figure.

– Sélectionnez la forme et cliquez sur la flèche située à droite du bouton Couleur de remplissage.

– Cliquez sur Motifs et textures.

– Cliquez sur l'onglet Dégradé.

– Dans la rubrique Couleurs, sélectionnez Prédéfini.

– Dans le menu Couleurs prédéfinies, sélectionnez Mousse.

– Dans la rubrique Type de dégradé, sélectionnez Du centre.

– Dans la rubrique Variantes, sélectionnez la variante de gauche.

– Vous obtenez ainsi une figure verte, dégradée à partir du centre.

Le texte ressort mal sur ce fond sombre. Nous allons en modifier la couleur

– Sélectionnez le texte de la figure.
– Cliquez sur la flèche située à droite du bouton Couleur de police.
– Choisissez la couleur blanche, ou gris très clair.

Combiner plusieurs figures

Nous allons placer un soleil stylisé en arrière-plan de notre figure.

– Cliquez sur Formes automatiques.

– Sélectionnez Formes de base, et cliquez sur le Soleil situé à droite de l'éclair.

– Tracez un soleil en forme d'ellipse plate, assez grand pour englober votre première forme.

– Placez le soleil sur la première figure. Le soleil recouvre entièrement la première figure.

– Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur le soleil.

– Dans le menu, sélectionnez Ordre.

– Cliquez sur Arrière-plan. Le soleil de place en arrière-plan et la première figure réapparaît.

– Modifiez la couleur du soleil, en cliquant sur Couleur de remplissage.

Grouper les figures

– Avant de pouvoir réutiliser le résultat dans d'autres logiciels, il vous faut grouper les figures, sinon vous ne pourrez pas les transférer ensemble.

– Sélectionnez les deux figures

– Cliquez sur les figures avec le bouton droit de la souris.

– Dans le menu, sélectionnez Groupe et cliquez sur Grouper.

Insérer une forme automatique dans d'autres logiciels.

Quand vous aurez créé l'illustration qui vous convient :

– Assurez-vous qu'elle est groupée : elle ne pourra être copiée que comme fichier unique. Si elle est composée de plusieurs éléments, groupez-la en sélectionnant tous ces éléments, puis en cliquant sur l'ensemble avec le bouton droit de la souris, et en sélectionnant Groupe | Grouper.

– Assurez-vous que le logiciel dans lequel elle doit être copiée est activé. Au besoin, lancez-le.

– Sélectionnez l'illustration

– Copiez l'illustration dans le Presse-papiers, par une des méthodes suivantes :

– Appuyez sur Ctrl+C, ou

– Sélectionnez Edition | Copier.

– Allez au programme où vous voulez insérer l'illustration, et positionnez-vous à l'endroit où vous voulez l'insérer.

– Insérez l'illustration par une des méthodes suivantes :

– Appuyez sur Ctrl+V, ou

– Sélectionnez Edition | Coller.

Quelques exemples

Word

Si vous insérez de cette façon une illustration dans Word, le fichier graphique sera intégré au fichier et n'existera que dans votre document. Si vous préférez le lier au fichier, il est préférable de le coller d'abord dans un logiciel graphique, puis de l'enregistrer, en enfin de l'insérer au document le cochant la case Lier au fichier.

Excel

Allez à l'endroit de la feuille de calcul où vous voulez insérer l'illustration et collez-la. Elle sera placée au-dessus des cellules, et vous pourrez toujours la déplacer en tirant avec la souris ou en appuyant sur les touches de direction.

Word Pro

Placez votre curseur à l'endroit où vous voulez insérer l'illustration, et collez le fichier. L'illustration sera intégrée dans le document, et vous pourrez la mettre en forme dans le texte comme il vous convient.

Logiciels de traitement d'images

Il existe un nombre presque infini de logiciels graphiques. Les détailler ici exigerait un manuel entier. Il est important de savoir que, dans le Presse-papiers, l'illustration est enregistrée dans un format nommé Meta Picture, et que certains logiciels exigent une procédure de conversion.

D'après mes essais, l'intégration d'illustrations créées sous PowerPoint peut se faire de deux façons :

– Le logiciel accepte immédiatement l'image et vous pouvez continuer à la traiter avec les fonctions du logiciel. C'est le cas, par exemple, de Lotus Freelance Graphics 97.

– Le logiciel passe par une procédure de conversion avant de vous permettre d'insérer l'image. C'est le cas de Paint Shop Pro.

Une fois le fichier traité et enregistré, vous pouvez l'intégrer dans tous les autres logiciels qui acceptent les illustrations, c'est-à-dire pratiquement tous. Voyez aussi, à la section suivante, les remarques sur la taille des fichiers.

Pages Web

Tous les logiciels de créations de page Web acceptent les fichiers graphiques. Pour les utilisateurs, le téléchargement et l'affichage d'images intégrées à vos pages peut être une opération extrêmement frustrante si les fichiers sont très volumineux (deux minutes à attendre devant un écran, c'est très long) . Pour éviter cela, réduisez au maximum la taille de vos fichiers, en :

Réduisant leur taille visible le plus possible, en

Réduisant le nombre de couleurs au strict minimum, et en

Enregistrant le fichier dans un format « compact », comme par exemple .GIF ou .JPG (le format .BMP produit des fichiers énormes)

Les logiciels de conceptions de pages Web plus avancés, tels que Frontpage, acceptent directement les images provenant de PowerPoint, mais cela ne vous empêche pas de réduire la taille des fichiers avant de les intégrer.