Le blog de Compétence Micro

Vous nous demandez régulièrement comment envoyer de gros fichiers par e-mail. La réponse est simple : on ne peux pas les envoyer par e-mail.

En effet, le compte e-mail de votre correspondant, ou le vôtre, peux limiter la taille maximale des fichiers attachés en pièce jointe. En plus, un gros fichier risque de saturer la boîte de réception de votre correspondant, empêchant la réception de tous les autres messages (vous n'allez pas vous faire des amis) ! Et ça lui prendra une éternité pour le télécharger (et ça lui coûtera cher si votre correspondant n'a pas le haut débit ou un forfait illimité) !

Vraiment, il vaut mieux laisser le choix à votre correspondant de télécharger, ou pas, un gros fichier. C'est plus poli et plus facile pour tout le monde. Gros, vous me direz, c'est gros comment ? Il n'y a pas de règle officielle, on considère généralement que 2Mo est un maximum à ne pas dépasser, mais ça varie. Par prudence, limitez-vous à 2Mo.

Alors, comment envoyer un fichier de 40Mo ou 400Mo à mon correspondant ? Ca dépend de l'urgence de l'envoi, de votre connaissance d'Internet et de l'informatique :

• Vous voulez absolument l'envoyer par e-mail ? Créez une archive zip en plusieurs morceaux, que vous envoyez en plusieurs e-mails (avec le programme gratuit 7-zip, par exemple. Voyez mon Freewares, les indispensables et nos préférés, pour en savoir plus). Attention à ne pas saturer sa boîte malgré tout, vous devrez peut-être envoyer le fichier en plusieurs jours !
• Gravez-le sur un CD (700Mo max) ou un DVD (4 ou 9Go, selon le graveur et le type de DVD) et postez-le. C'est rapide (quelques jours) et c'est le plus économique pour correspondant s'il n'a pas le haut débit!
• Le plus rapide, mais exigeant quelques compétences techniques: stockez-le sur votre site web personnel, par FTP, et envoyez un lien vers le fichier à votre correspondant.
• Le plus simple : utilisez un service de partage de gros fichiers. Il en existe beaucoup, gratuits ou payants. En voici deux gratuits :
  • Free propose ce service à tous les internautes (même si vous n'êtes pas abonné chez eux). Vous pouvez y uploader des fichiers (dont chacun peut faire jusqu'à 1go !), ils seront conservés pendant 24h sur leur serveur, vous recevrez un lien par e-mail pour l'envoyer à vos correspondant qui pourront alors télécharger le fichier. Après ce délais, les fichiers sont supprimés.

  • Un autre service, en français contrairement à ce que son nom laisse croire, send-large-file.com : 1Go au total (4 fichiers maxi). Volume plus limité que Free (mais colossal quand même!), avec un gros avantage : le fichier reste disponible une semaine au lieu de 24h.

    Il suffit d'indiquer l'emplacement du fichier sur votre disque dur, votre adresse e-mail, celle du correspondant et, éventuellement, un message à son intention:

(L'interface de send-large-files.com)

Avec ça, vous devriez pouvoir envoyer n'importe quoi !

Bon dimanche ;-)

Puisque je vous en parle, vous vous doutez probablement que j'utilise Outlook :-)

Non seulement je l'utilise, avec plaisir même!, mais en plus je le synchronise avec un PDA, un agenda électronique. J'ai commencé avec un PDA sous PalmOS dont j'adorai la simplicité et la rapidité. A cause d'une limitation dans le nombre de catégories qu'il peut mémoriser (15 au maximum), j'ai du le remplacer par un modèle PocketPC sous WindowsMobile. Le PocketPC a d'autres avantages (et défauts) que le Palm mais surtout, à mes yeux, il lui manque la réjouissante simplicité (c'est presque du zen, je vous assure) du Palm...

Il y a un peu plus d'un mois, j'ai essayé KeySuite, de Chapura. Ce logiciel permet de synchroniser toutes les données de Outlook sur le Palm ! Et il fait sauter la limite des 15 catégories! Il n'est vraiment pas donné (+-70$!), mais il vaut largement son prix tant il devient indispensable de la seconde où il est installé. En fait, je l'ai acheté dans l'heure qui a suivi l'installation de la version d'essai, j'étais accroc.

Grâce à KeySuite, mon brave vieux Palm T3 a repris du service, sans aucune des limitations qui m'avaient fait renoncer à l'utiliser ! A part son autonomie un peu médiocre, mais je lui pardonne :-))

Il y a pas mal de moyens pour tirer le maximum de Outlook. Déjà, mémoriser quelques raccourcis claviers peut changer les choses (utilisés sur la version XP/2002 française) :

• Ctrl+n nouveau [selon le dossier où vous vous trouvez : e-mail, tâche,...]
• Maj+Ctrl+m nouveau Message, encore
• Maj+Ctrl+k nouvelle Tâche
• Maj+Ctrl+w nouvelle Note (mémos)
• Maj+Ctrl+h nouveau document Microsoft Office
• Maj+Ctrl+a nouveau RDV
• Maj+Ctrl+c nouveau Contact
• Sans oublier les raccourcis standards de Windows !

Si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser des raccourcis clavier, vous n'imaginez pas à quel point on est plus rapide qu'avec une souris et des menus. Essayez les pendant quelques jours, vous verrez très rapidement une différence.

Dans le même registre, je vous invite à lire un précédent billet pour savoir comment filtrer les tâches dans Outlook.